Et si le temps où les Idel à domicile et les établissements partenaires travaillaient sans numéro de tube était révolu !? Voici venu le tube pré code-barré, qui peut être associé au patient par une simple action de scan sur l’application P-A-D de SIL-LAB Innovations. Solution déployée pour la première fois en France en partenariat avec Greiner Bio-One. Témoignages de ses premiers utilisateurs, l’équipe du groupe Biomedilam.
Le laboratoire Biomedilam, groupe Cerballiance Centre Ouest, utilise cette association de tubes pré code-barrés sur P-A-D depuis avril 2022 et ce, de manière généralisée sur ses dix sites. Biomedilam abrite ainsi le premier Système informatique de laboratoire (Sil) qui, en France, accepte de recevoir un numéro de tube qu’il n’a pas lui-même généré. Un processus qui vaut aussi bien pour les prélèvements réalisés dans ses laboratoires que pour ceux effectués par les infirmiers libéraux (lire ci-contre « Comment ça marche »). Et le jeu en vaut amplement la chandelle. « Toutes les étapes que l’on effectuait auparavant avec un papier et un crayon se font désormais sans. On passe des échantillons patient à identifier avec ses étiquettes à l’infirmière avec des tubes scannés, sans étiquettes à coller, résume Olivier Garnier, biologiste médical au sein de Biomedilam. Le paradigme est radicalement différent. On élimine les risques d’erreur d’identification liées à l’étiquette par l’Idel, d’affectation, par le secrétariat, d’un dossier à un patient qui n’est pas le bon ou encore, de mauvaise étiquette sur le mauvais échantillon attendu par le préleveur. En somme, cette solution améliore la traçabilité des prélèvements et fluidifie de manière considérable la réception et le traitement des échantillons extérieurs au laboratoire. »
« Un délai de rendu qui a diminué de 20 % »
Les chiffres en attestent. « Auparavant, le process comprenait la réception des tubes, leur enregistrement, la vérification de conformité de l’étiquetage etc. Au final, cela nécessitait 4 minutes 50 secondes par patient. Avec la solution SIL-LAB Innovations - Greiner Bio-One, on est passé à 2 minutes et 40 secondes. Ce gain de temps cumulé à chaque dossier a comme corollaire un délai de rendu qui a diminué de 20 %. Alors que nous rendions 90 % de nos résultats en 596 minutes, désormais, nous le faisons en 466 minutes. Le gain de temps, de sécurité et de qualité de la phase pré-analytique est considérable », pointe Olivier Garnier.
Finis les rejets de tubes par les automates
Ce procédé a également éliminé le risque de rejet de tubes par les automates pour cause d’impossibilité de lire l’étiquette mal collée ou le sur-étiquetage. Un cas de figure qui concernait auparavant 3 % des 4 000 tubes traités quotidiennement avec, à chaque fois, la nécessité de sortir le tube, de le réétiqueter correctement et de le replacer dans la machine. Une manipulation qui prenait trois minutes. Aujourd’hui, l’étiquetage industriel, garantissant l’unicité du numéro d’identification, apporte une réelle plus-value : il est inaltérable, toujours collé au bon endroit, de bonne qualité, insensible à l’eau et au gel hydroalcoolique. Et avec son association au dossier patient directement dans l’application P-A-D, cela est encore plus significatif pour les prélèvements à domicile ou dans des établissements partenaires.
La tâche des préleveurs facilitée
Quant aux préleveurs, leur tâche quotidienne est facilitée : « Le fait que le patient soit déjà dans la banque de données du P-A-D issue du laboratoire nous fait gagner du temps, témoigne Françoise Despres, Idel à Saint-Aubin-des-Châteaux, en Loire-Atlantique. Nous n’avons plus rien à écrire et nous avons l’assurance que le tube pré code-barré correspond à la prescription que nous avons, au demeurant, en photo et qui est transmise, avec l’ensemble des infos de prélèvement, dans le Sil. Nous n’avons plus besoin de la chercher ni de la transmettre en format papier au laboratoire. On évite au maximum la paperasserie et les erreurs qui vont avec. En outre, l’application de SIL-LAB Innovations est ergonomique et son utilisation extrêmement simple et intuitive. »
Comment ça marche ?
Dès la fabrication, une étiquette avec un code-barres unique est apposée sur les tubes Vacuette. Ce code-barres constitue un numéro d’identification unique d’échantillon spécifiant notamment la date de péremption et la nature du tube. Une fois au domicile du patient, l’Idel scanne directement avec son smartphone le ou les tubes prélevés dans le dossier du patient géré via l’application P-A-D développée par SIL-LAB Innovations. Il peut également faire une photo de l’ordonnance, de la Carte vitale etc. L’ensemble des informations patients/prélèvements renseignées sur P-A-D sont transmises automatiquement au Sil dès la fin de leur saisie. L’infirmier n’a surtout plus à demander au patient la planche d’étiquettes papier sur lesquelles sont mentionnés son prénom, son nom etc. Et donc le laboratoire n’a plus à générer ni à envoyer au patient lesdites étiquettes…
Dissocier la phase d’enregistrement et celle de réception des échantillons
Cette technique implique de créer, dans le Sil du laboratoire, un dossier patient dématérialisé prêt à recevoir les informations du/des codes-barres du ou des tubes Greiner Bio-One qui lui sont affectés par le préleveur.
Le dossier est ainsi enregistré dans la matinée au laboratoire, par le secrétariat, et ce, avant même l’arrivée des tubes. Une fois ceux ci-livrés, il n’y a plus qu’à les rescanner pour les acquitter et vérifier l’ensemble du dossier, puis ils sont acheminés vers l’automate. La phase d’enregistrement et celle de réception des échantillons sont ainsi dissociées et donc écourtées.
Une démonstration de l’intérêt de la digitalisation du laboratoire
« L’entreprise Greiner Bio-One nous a contacté en 2018 dans l’optique de conclure un partenariat, explique Serge Payeur, co-fondateur de SIL-LAB Innovations. Le but était de développer un programme permettant de lire et d’interpréter les codes-barres sur les tubes et de les transmettre au Sil du laboratoire. Ce procédé, inversé par rapport à ce qui se fait traditionnellement, est synonyme d’avantages organisationnels. D’abord, parce que le tube est tracé avec le même numéro du début à la fin du process. C’est un gain de temps pour tout ce qui a trait à la saisie informatique. Il n’y a plus besoin de phase d’édition de codes-barres ni de pré/ré-étiquetage lorsque le tube arrive au laboratoire. Cela fait gagner de une à deux heures dans une salle de déballage. En outre, le tube pré code-barré est à la fois l’assurance que l’étiquette est bien collée et le meilleur moyen de vérifier, dès le prélèvement, la date de péremption du tube, ce qui est un critère de qualité.
« Cette innovation fait la démonstration qu’une digitalisation bien pensée du laboratoire est synonyme de gain de sécurité, de qualité, de productivité et de rentabilité. Elle est une avancée par rapport à un fonctionnement en pré-étiquetage que nous avions déjà mais qui nécessitait que l’Idel colle l’étiquette code-barres sur le tube avec les aléas associés. Grâce à cela, nous sommes ouverts à toutes les étiquettes code barrées. Celui de Greiner Bio-One ayant l’avantage de la vérification de la date de péremption et l’assurance d’un collage parfait », précise Pascal Guyard, co-fondateur et CEO de SIL-LAB Innovations.
